En el ámbito fiscal, guardar las facturas es una tarea importante y necesaria que todo contribuyente debe cumplir. La obligación de conservar estas facturas es de carácter legal y se debe hacer de manera adecuada para evitar sanciones. Por esta razón, en este artículo se explicará cuanto tiempo hay que guardar las facturas para hacienda, así como los requisitos que debe cumplir una factura para ser válida ante las autoridades fiscales. Además, se abordarán los periodos de conservación según el tipo de actividad que se realice, los plazos para presentar facturas en caso de inspección fiscal, las multas por incumplimiento y los procedimientos que se aplicarán en caso de que esto ocurra. Finalmente, se hablará sobre cómo archivar y guardar de manera efectiva las facturas, incluyendo la obligatoriedad de digitalizarlas y las medidas que deben tomarse para garantizar su correcta conservación. Esperamos que esta información sea de utilidad para todos aquellos que quieran estar al día en materia fiscal.
La importancia de guardar las facturas para hacienda
¿Qué es la obligación de conservar las facturas?
La obligación de conservar las facturas es una responsabilidad impuesta a los empresarios y autónomos por la Agencia Tributaria. Esta obligación se aplica tanto a las facturas emitidas como a las recibidas, los albaranes y los justificantes de pago y cobro. La Ley General Tributaria establece que todas las facturas y documentos que intervengan en la elaboración de nuestra contabilidad y en las declaraciones de impuestos, tanto parciales como anuales, deben ser conservados durante al menos cuatro años.
Además, los empresarios o profesionales acogidos a regímenes especiales de IVA y los sujetos pasivos del impuesto también tienen esta obligación, aunque solo para facturas recibidas y copias o matrices de facturas expedidas. Todos estos documentos, ya sean en formato papel o electrónico, deben conservarse por cualquier medio que permita garantizar su autenticidad, integridad y legibilidad.
¿Qué información debe contener una factura para ser válida ante hacienda?
Todas las facturas deben tener cierta información para ser consideradas válidas ante Hacienda. Esta información incluye:
– Nombre, dirección y NIF del empresario o profesional que la emite.
– Nombre, dirección y NIF del cliente o destinatario de la factura.
– Fecha de emisión y número de factura.
– Descripción detallada y cantidad del producto o servicio facturado.
– Base imponible, el tipo de IVA aplicado y el importe total de la factura.
– Además, si la factura se refiere a una operación exenta de IVA, deberá hacerse constar esta circunstancia.
Es importante tener en cuenta que la falta de algún dato en la factura puede llevar a que ésta no sea considerada válida ante la Agencia Tributaria. Por lo tanto, es fundamental que se preste especial atención a la hora de emitir facturas, verificando que contienen toda la información requerida para evitar posibles sanciones o problemas fiscales.
Periodos de conservación de las facturas
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas según el tipo de actividad?
La Ley General Tributaria establece que los empresarios y autónomos están obligados a guardar todas las facturas, documentos y justificantes relacionados con las obligaciones tributarias, incluyendo aquellos que hayan intervenido en la elaboración de la contabilidad y en las declaraciones de impuestos, tanto parciales como anuales. Además, el Código de Comercio establece que todo empresario está obligado a conservar la documentación concerniente a su negocio durante seis años a partir del último registro realizado en los libros.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que los plazos de conservación pueden variar dependiendo del tipo de actividad. Por ejemplo, en el caso de adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas de IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularizacion, se debe guardar la factura durante el período de regularización correspondiente y los cuatro años siguientes. En el caso de operaciones que tengan como objeto oro de inversión, las copias de las facturas correspondientes deben conservarse durante un período de cinco años.
¿Cuáles son los plazos para presentar facturas en caso de inspección fiscal?
Cuando se trata de presentar facturas en caso de inspección fiscal, el plazo puede variar dependiendo del tipo de obligación tributaria. Según la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y 165.Uno de la Ley 37/1992, los empresarios y profesionales deben conservar las facturas y justificantes relacionados con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años. También deben conservar copias o matrices de las facturas expedidas, los justificantes contables en las operaciones en las que sea aplicable la inversión del sujeto pasivo y los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca.
Es importante tener en cuenta que la Administración Tributaria debe tener acceso a las facturas sin demora, salvo causa debidamente justificada. Además, se puede cumplir esta obligación mediante el uso de medios electrónicos.
Sanciones por incumplimiento
¿Qué multas se pueden recibir por no cumplir con la obligación de guardar facturas?
El hecho de no conservar debidamente las facturas y documentos fiscales durante el tiempo legalmente establecido puede acarrear sanciones económicas importantes. Las multas por incumplimiento pueden variar dependiendo del tipo de infracción cometida, del tiempo en el que se ha incumplido y de si el error se ha cometido de forma reiterada o no. Las multas pueden oscilar entre los 60 y los 6.000 euros, pudiendo incluso llegar a cuantías superiores si la situación se considera muy grave.
¿Qué procedimientos serán aplicados en caso de incumplimiento?
Las sanciones impuestas por la Administración Tributaria pueden ser impugnadas por los empresarios o autónomos afectados. El procedimiento de impugnación puede iniciarse mediante la presentación de un recurso de reposición ante la propia Administración Tributaria o mediante la interposición de un recurso contencioso-administrativo ante los tribunales competentes. En cualquier caso, es recomendable ponerse en manos de un asesor fiscal para llevar a cabo estos procedimientos de la forma más adecuada.
¿Es obligatorio digitalizar las facturas?
No es obligatorio digitalizar las facturas, pero sí es posible hacerlo, siempre y cuando se pueda garantizar la autenticidad del origen, la integridad de su contenido y la legibilidad de la información. Además, la digitalización de las facturas puede ser una medida que facilite el almacenamiento y la gestión de la información para los empresarios y autónomos.
¿Qué medidas deben tomarse para garantizar la conservación de las facturas de forma efectiva?
Para evitar posibles problemas con la Administración Tributaria, es importante cumplir con las obligaciones de conservación de facturas y documentos fiscales. A tal fin, se recomienda llevar un registro ordenado de todas las facturas emitidas y recibidas, mantener los documentos debidamente clasificados y custodiados en un lugar seguro, y conservar las facturas durante un tiempo superior al legalmente establecido para prevenir cualquier contingencia. Además, el empresario o autónomo debe asegurarse de que su contabilidad está actualizada y a disposición de la Administración Tributaria en cualquier momento en que pueda ser requerida.En resumen, guardar las facturas de forma correcta es una obligación fiscal muy importante, y no hacerlo puede acarrear sanciones y problemas con la inspección de hacienda. Dependiendo del tipo de actividad, las facturas deberán ser guardadas por diferentes períodos de tiempo, y es importante saber cuáles son los plazos para presentarlas en caso de una inspección. En mi blog “Cuanto tiempo”, podrás encontrar información detallada sobre estos y otros temas relacionados con la obligación de conservar facturas. Aprende cómo archivarlas y guarda tus facturas de forma efectiva para evitar problemas en el futuro. No te pierdas esta información valiosa en cuanto-tiempo.com.