¿Alguna vez te has preguntado cuánto tiempo debes conservar las facturas de tu empresa? ¡No te preocupes, que aquí te lo explicamos!
Es importante tener un control y orden en la gestión contable y financiera de tu negocio, pero también es necesario cumplir con la legislación fiscal correspondiente.
En este artículo te explicaremos las razones por las cuales es importante guardar las facturas, los tiempos mínimos y máximos de conservación establecidos por las agencias tributarias y las limitaciones legales y fiscales que debes tener en cuenta.
¡Presta atención, que esto te será muy útil para optimizar la gestión de tu empresa!
¿Por qué es importante guardar las facturas?
El cumplimiento legal
Conservar las facturas es la obligación legal de empresarios y autónomos para cumplir con las posibles inspecciones de Hacienda y declaraciones de impuestos. La Agencia Tributaria acepta tanto el formato papel como electrónico, siempre que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad. Además, se requiere el uso de un software certificado para digitalizar facturas y otros documentos. Los comerciantes deben conservar la documentación de su negocio durante 6 años y, según la Ley 10/2010 de Blanqueo de Capitales, la documentación fiscal debe guardarse por un mínimo de 10 años.
La gestión contable y financiera
Además del cumplimiento legal, guardar las facturas permite una adecuada gestión contable y financiera de la empresa, que es fundamental para tomar decisiones acertadas y aumentar la rentabilidad. Se pueden digitalizar y certificar las facturas en papel para simplificar la gestión y el almacenamiento de la documentación contable. En este sentido, existen normas especiales que obligan a conservar las facturas relacionadas con bienes de inversión durante un determinado plazo según el tipo de bien.
¿Cuál es el tiempo mínimo de conservación de facturas?
El criterio general de las agencias tributarias
Según la Ley 58/2003, empresarios y profesionales deben conservar sus facturas, albaranes, justificantes de pago y de cobro, así como cualquier documento relacionado con sus obligaciones tributarias durante un periodo mínimo de cuatro años. Las facturas pueden ser conservadas tanto en formato electrónico como en papel y deben garantizar su autenticidad, integridad y legibilidad. Además, los empresarios deben conservar los libros y documentación de su negocio durante 6 años a partir del último asiento realizado y cumplir con las normas especiales que obligan a conservar las facturas relacionadas con bienes de inversión durante distintos períodos de tiempo.
De igual manera, la Ley 10/2010 de Blanqueo de Capitales establece que los empresarios tienen la obligación de conservar y guardar la documentación fiscal por un período mínimo de 10 años.
En resumen, el criterio general de las Agencias Tributarias es conservar las facturas y documentación fiscal durante un mínimo de cuatro años, tanto en formato electrónico como en papel.
Las excepciones y particularidades por tipos de gastos y empresas
A pesar de que el tiempo mínimo de conservación de facturas es de cuatro años, hay excepciones y particularidades que merecen ser tenidas en cuenta.
Por ejemplo, en el caso de adquisiciones que requieran una regularización, la documentación deberá conservarse durante el período correspondiente más cuatro años. También, los empresarios o profesionales que realicen operaciones con oro de inversión deben conservar las copias de las facturas por un período de cinco años.
Otra excepción importante son las facturas recibidas en papel que pueden ser digitalizadas y certificadas. En este caso, se debe utilizar un software certificado para digitalizar facturas y otros documentos.
En conclusión, aunque el criterio general de las Agencias Tributarias es conservar las facturas por un mínimo de cuatro años, es importante tener en cuenta las particularidades de cada empresa y tipo de gasto para cumplir correctamente con las obligaciones tributarias y evitar posibles sanciones.
¿Cuál es el tiempo máximo que puedo guardar las facturas?
Limitaciones legales y fiscales
La legislación española establece diferentes plazos para la conservación de facturas y otros documentos fiscales y contables. Por ejemplo, los comerciantes deben conservar los libros y documentación de su negocio durante seis años a partir del último asiento realizado. De acuerdo con el artículo 29.2 letra e) de la Ley 58/2003, los empresarios y profesionales deben expedir, entregar y conservar facturas, así como justificantes relacionados con sus obligaciones tributarias, durante un plazo de prescripción de cuatro años.
Además, desde el punto de vista del IVA, existen normas especiales que obligan a los empresarios a conservar las facturas relacionadas con bienes de inversión durante entre 4 y 9 años, dependiendo si se trata de bienes muebles o inmuebles.
Recomendaciones para el archivo electrónico y físico
Aunque la ley establece unos plazos mínimos para la conservación de facturas, muchas empresas deciden guardar la documentación fiscal durante un periodo más prolongado. En ese sentido, el Código de Comercio establece la obligación de conservar los documentos administrativos y facturas durante 6 años desde el último asiento llevado a cabo en los libros o desde que el negocio cesó. Es recomendable, desde el punto de vista fiscal, conservar toda esta documentación (facturas incluidas) durante un plazo de 10 años, si tenemos en cuenta el tipo agravado del delito fiscal del artículo 305 del Código Penal.
En cuanto al archivo electrónico, es importante considerar que tanto la Agencia Tributaria como el Código de Comercio permiten la conservación de documentos en papel o formato electrónico. En el caso de facturas recibidas en papel, se pueden digitalizar y certificar para ser almacenadas de manera segura en formato electrónico. Es necesario utilizar un software certificado para digitalizar facturas y otros documentos.
En cualquier caso y sea cual sea el formato de conservación, es importante garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de los documentos. Asimismo, se debe permitir su acceso por parte de la Administración tributaria sin demora.
En resumen, aunque existen plazos legales para la conservación de facturas, es recomendable prolongar este periodo de tiempo. Además, se puede optar por el archivo electrónico o en papel, siempre y cuando se garantice la autenticidad, integridad y legibilidad de los documentos, y se permita su acceso por parte de las autoridades correspondientes.En resumen, es fundamental que guardes las facturas de tu empresa por cumplimiento legal y por gestión contable y financiera, pero debes tener en cuenta el tiempo mínimo y máximo de conservación, así como las excepciones y particularidades por tipos de gastos y empresas. Para conocer más sobre este tema, te invito a leer otros artículos en mi blog Cuanto Tiempo, donde encontrarás información valiosa sobre la conservación de otros documentos importantes en tu empresa. ¡No te lo pierdas!